BPO・業務自動化

BPO・ビジネス自動化

定常業務からチームを解放するBPOと自動化

CrypticBrain株式会社は、専任BPOチームとRPA・OCRによる業務自動化を組み合わせ、データ入力、カスタマーサポート、コンテンツモデレーション、バックオフィス業務を支援します。日々の定常業務を外部化・自動化することで、貴社の社員チームが成長戦略・コア業務に集中できる環境をつくります。

98%

稼働中案件のデータ正確率

日本語・英語

標準対応言語(他言語はご相談)

3〜4週間

契約から本番稼働までの目安期間

対応できる業務

チームから引き離す定常業務

カスタマーサポート・顧客対応

一次対応のカスタマーサポート、ライブチャット対応、チケットの振り分け、注文問い合わせ対応、返品処理、レビュー管理に対応します。英語と日本語に加え、必要に応じてその他の言語にも対応可能です。

データ入力・書類処理

請求書処理、経費照合、契約書データの抽出、リード情報の補完、CRMデータの整理、OCRを活用した書類処理ワークフローに対応します。月間数十万件規模の処理量にも拡張できる体制を構築します。

EC運営

商品登録、画像処理、コンテンツモデレーション、在庫更新、マーケットプレイス運営、受注処理サポートに対応します。Shopify、Amazon、楽天市場、メルカリなどの運営業務を支援します。

バックオフィス業務

カレンダー管理、出張・移動手配、取引先管理、契約更新、人事オンボーディング準備など、日々積み上がる社員の定常業務に対応します。社員メンバーが本来取り組むべき業務に集中できるよう、運営面から支援します。

経理・記帳サポート

買掛金管理、売掛金管理、銀行照合、経費分類、月次締めサポートに対応します。Xero、QuickBooks、freeeなどの会計プラットフォームと連携した運営が可能です。

テクニカルオペレーション

QAテスト、コンテンツQA、AI学習用のデータラベリング、サンドボックス監視、ログ確認など、人の目による確認が大量に必要な技術系業務に対応します。

人と自動化の組み合わせ

BPOチームと自動化を組み合わせて効率化

専任BPOチーム

貴社の業務フローに合わせて教育した専任メンバーが、日々の業務を担当します。品質チェックとスーパーバイザーによる管理、日本側担当者による進行管理を組み合わせて運用します。同じメンバーが継続して担当することで、業務理解が蓄積されリセットされず、継続するほど処理精度とスピードが高まります。

RPAとワークフロー自動化

繰り返し発生する作業は、ソフトウェアで自動化します。UiPath、Power Automate、Zapier、または既存ツールでは対応しきれない業務向けのカスタムスクリプトを活用します。書類処理にはOCRを組み込み、チーム間・システム間の引き渡しにはワークフローエンジンを活用します。

人と自動化で効果を高める仕組み

自動化できる部分はソフトウェアが担当し、判断が必要な部分は人が担当します。運用を続ける中で、より多くの業務が自動化へ移行していくことで、同じチーム人数でも対応できる業務量が増えていきます。

品質管理

高い品質を維持する仕組み

品質管理はすべての業務フローの中に組み込みます。業務の引き渡しごとに確認ポイントを設け、ミスを早期に発見できる体制をつくります。

二人確認体制

リスクの高い業務には2名体制での確認を行い、それ以外の業務にはサンプル監査を実施します。現在稼働中の業務では、データ精度98%を維持しています。

プロセス文書化

初月のうちに業務手順書を整備し、作業を再現・引き継ぎ・改善できる状態にします。新しいメンバーが加わった場合も、ドキュメント化された手順をもとにスムーズに立ち上がれます。

ライブダッシュボード

処理件数、正確性、対応時間、SLA達成状況は、ライブダッシュボードで日次の共有をします。

継続的改善

月次レビューでは、処理量とエラー率の推移を確認し、スーパーバイザーが業務改善案を提案します。

セキュリティ・コンプライアンス

データとアクセス権限の管理

個人情報の取り扱いは、日本の個人情報保護法に対応した基準に沿って行います。医療、金融、法務データなど、より慎重な取り扱いが必要な情報については、必要に応じて個別の取り扱いルールを設定します。

アクセス管理

役割に応じたアクセス制御、各システムの監査ログ、二要素認証の義務化、機密性の高いシステムへの期限付き認証情報を組み合わせて管理します。

安全な作業環境

メンバーはスリランカの管理されたオフィス環境から作業します。USBやクリップボードの利用制限、紙書類を扱う場合のシュレッダー処理、クリーンデスク基準などを運用します。

NDA・契約対応

業務詳細を共有する前にNDAを締結します。日本市場に適した契約条件を標準とし、規制対象となる業種については、必要に応じて業種別の追加条項にも対応します。

APPIコンプライアンス

データ取り扱いは日本のAPPI基準に準拠。医療・金融・法務データには追加の取り扱いルールを適用し、作業開始前に業種固有の追加条項で対応。

開始の流れ

BPOパートナーシップの始め方

第1週

業務プロセスの監査

現在の業務フロー、処理件数、SLA、課題を整理します。成果物として、当社が引き受ける業務範囲、使用するチームとツール、月額費用をまとめた提案書を提出します。

第2〜3週

チーム教育とセットアップ

貴社の業務フロー、使用ツール、品質基準に合わせてチームを教育します。アクセス権限は段階的に付与し、セキュリティ管理が適切に機能しているかを確認します。3週目の終わりには、パイロット処理を実施します。

第4週以降

合意した処理量で本番運営開始

本番業務へ移行します。月次レビュー、日次ダッシュボード、日本側担当者による進行管理を整えたうえで、合意した業務量に対応します。毎月の業務量に応じて、体制を増減できる柔軟性を確保します。

料金について

BPO・業務自動化の料金体系

業務内容に応じて、主に2つの料金体系でご提案します。いずれの場合も、スリランカの実行チームと日本側担当者による管理が含まれます。

01

FTE単位の月額料金

業務量が変動するチーム単位の業務に適しています。採用、教育、報酬、福利厚生、機器、管理、スーパーバイザー、日本側担当者の費用が含まれます。

02

処理件数ごとの単価設定

処理件数が明確に数えられるため、大量処理業務に適しています。データ入力、書類処理、コンテンツモデレーション、商品登録管理などで多くご利用されます。

03

自動化開発

自動化ツール・ワークフローの開発は、固定価格のプロジェクトとして見積もられます。開発後の保守は、月額で対応します。多くの条件では、BPOチームによる運用と自動化開発を組み合わせることで、自動化が進むほど全体コストが下がっていきます。

よくある質問

BPO・業務自動化に関するよくある質問

一般的な条件では、契約締結後3〜4週間以内に実業務が開始できます。1週目に業務プロセスの監査を行い、2〜3週目にチーム教育とセキュリティ設定を進めます。3週目の終わりには、パイロット処理を行い、その後、本番運営へ移行します。業務範囲が明確で小規模な案件であれば、もっと早く開始できる場合もあります。

英語と日本語に標準対応しています。事前にご相談いただければ、中国語、韓国語、シンハラ語、タミル語にも対応可能です。カスタマーサポートとコンテンツモデレーションでは、本番業務に入る前に、担当メンバーごとに必要な言語レベルを確認します。

品質管理はすべての業務フローの中に組み込みます。リスクの高い業務には2名体制での確認を行い、それ以外の業務にはサンプル監査を実施します。正確性はライブダッシュボードで可視化し、月次レビューで貴社チームと確認します。現在稼働中の業務における、データ精度は98%です。指標が低下した場合には、スーパーバイザーが改善案を提案します。

個人情報の取り扱いは、日本の個人情報保護法に対応した基準に沿って行います。すべての条件で、役割に応じたアクセス制御、監査ログ、二要素認証、安全な作業環境のルールを適用します。医療、金融、法務データについては、追加の取り扱いルールを設け、業務開始前に契約上の追加条項として整理します。

はい、可能です。契約は月単位で継続でき、業務量の変更については1ヶ月前の通知で調整できます。多くのお客様は、1回の通知期間内で20%程度の増減を行っています。それ以上の大きな変化については、3〜4週間かけてFTEの追加または削減を行うことで、契約を大きく見直さずに対応します。

多くの条件では、1〜2FTE、またはそれに相当する処理件数からご開始します。初回契約は3ヶ月を最低期間としています。その後は、双方30日前の通知による月単位で継続・見直しが可能です。業務への理解が深まるにつれて、必要な体制を段階的に調整できます。

お問い合わせ

貴社チームの時間を取り戻します

貴社チームが日々どのような業務に時間を使っているかをお聞かせください。5営業日以内に、当社が引き受けられる業務、週あたりの削減可能時間、必要なチームまたは自動化の内容、月額費用をまとめた専用プランをご提案します。

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